Về việc lập kế hoạch tổ chức sự kiện

Một văn phòng báo chí của chính phủ được yêu cầu tổ chức nhiều loại sự kiện công cộng. Có những “sự kiện của giới truyền thông” – là những sự kiện mà báo giới được mời tham dự – và có những sự kiện khác mà giới truyền thông có hoặc không tham dự.

Một người phát ngôn báo chí cần có khả năng nắm bắt được tính chất tham dự của bất kỳ một sự kiện nào, có giới truyền thông hay không, cho dù là bạn đang tổ chức hay tham dự với tư cách là một khách mời.

Hãy nghĩ đến những sự kiện như đi nghe hòa nhạc hoặc xem vũ ba-lê. Mọi chuyện cần được lập kế hoạch và thể hiện bằng văn bản và mọi việc đều liên quan đến chủ đề chung của buổi biểu diễn. Mọi chi tiết và vai trò của từng người cũng được cân nhắc từ trước. Cần có một giám đốc – chọn ra từ các nhân viên của bạn – có mặt trực tiếp tại hiện trường để đảm bảo rằng mọi việc được thực hiện theo đúng kế hoạch.

Lập kế hoạch chủ trì một sự kiện ở trong văn phòng

Việc lập kế hoạch chu đáo cần được thực hiện đối với tất cả các sự kiện mà người phát ngôn báo chí sẽ tham dự, nhưng đặc biệt đối với những sự kiện như chuyến thăm của nguyên thủ quốc gia hoặc cuộc họp của một vài bộ trưởng ngoại giao.

Bước đầu tiên là chỉ định một giám đốc phụ trách toàn bộ sự kiện. Người này có thể xử lý tất cả mọi việc hoặc có thể phải đôn đốc một số người khác thực hiện các nhiệm vụ khác nhau.

Sau đó, quyết định về chủ đề của sự kiện:

  • Mục đích của sự kiện là gì?

  • Mục tiêu bạn muốn đạt được là gì?

  • Bạn muốn tạo ra những tác động gì?

  • Đề ra thời hạn hoàn thành cho các phần công việc khác nhau của sự kiện.

  • Bài diễn văn cần phải hoàn thành vào ngày nào?

  • Khi nào cần gửi đề nghị cung cấp tài liệu?

  • Khi nào các phê chuẩn cần được thực hiện?

  • Ngày nào bắt đầu gửi giấy mời?

  • Tổ chức các cuộc họp định kỳ với những người tham gia tổ chức sự kiện để đảm bảo rằng các công việc đang được triển khai. Hãy đến nơi tổ chức sự kiện ít nhất là một ngày trước khi diễn ra sự kiện để kiểm tra về các công việc chuẩn bị. Sự kiện càng lớn thì càng phải đến sớm hơn – ví dụ với một chuyến thăm ở cấp nhà nước, có thể là vài tuần trước; với một cuộc họp khoảng nửa giờ giữa các bộ trưởng là một giờ trước đó. Nhưng luôn phải có người của bạn có mặt tại nơi tổ chức vài giờ trước sự kiện để họ có thể thực hiện được những thay đổi vào phút chót.

  • Hãy chuẩn bị một cuốn sách nhỏ cung cấp thông tin nhanh về sự kiện bao gồm chương trình làm việc, danh sách đại biểu tham dự, các nội dung phát biểu chủ yếu hoặc diễn văn, tiểu sử của các nhân vật quan trọng sẽ tham dự, một bản tóm tắt các vấn đề chính trị và các vấn đề quan trọng khác, và các bài báo liên quan đến những vấn đề này.

  • Sau sự kiện, viết thư cảm ơn những người tham gia tổ chức sự kiện như các đại biểu quan trọng và nhân viên.

  • Tổ chức một cuộc họp kiểm điểm với nhân viên và viết báo cáo nhanh về những việc diễn ra đúng và chưa đúng kế hoạch nhằm mục đích rút kinh nghiệm tổ chức các sự kiện trong tương lai.

Có một lý thuyết chung ở Mỹ cho rằng cứ mỗi giờ sự kiện đòi hỏi phải mất từ 5 đến 10 giờ lập kế hoạch tổ chức.

Lập kế hoạch tham gia một sự kiện ở ngoài văn phòng

Thậm chí nếu quan chức trong chính phủ nước bạn được mời đến tham dự một sự kiện ở bên ngoài, bạn cũng cần xem xét tất cả yếu tố liên quan đến việc tham dự của quan chức đó, kể cả giấy mời và tài liệu gửi báo chí trong đó nói đến việc tham dự của quan chức đó.

Nhân viên của bạn luôn phải có mặt tại nơi tổ chức trước khi sự kiện bắt đầu. Nhờ đó, họ có thể hỗ trợ thay mặt bạn và tìm hiểu xem có thay đổi nào về chương trình không và thông báo cho quan chức chính phủ. Nếu không làm việc này, bạn sẽ không thể kiểm soát được việc tham dự của quan chức chính phủ. Một phần quan trọng trong việc lập kế hoạch tổ chức tham gia một sự kiện ở bên ngoài là đánh giá giấy mời. Hãy xem xét tình huống sau: một quan chức chính phủ đi mất hàng giờ đồng hồ để đến đọc một bài diễn văn trước những cử tọa mà ông ta cho rằng sẽ là những người ủng hộ ông ta. Nhưng khi đến nơi, ông ta phát hiện ra rằng ông ta sẽ cùng phát biểu với những đối thủ của mình, những người mà ông ta sẽ phải tranh cãi trước những đại biểu tham dự không mấy thiện cảm. Không có nhân viên nào kiểm tra trước chương trình và vì thế không ai biết rằng sự kiện trên thực tế đã diễn ra khác với nội dung qua lời mời bằng miệng trước đó.

Để ngăn ngừa những tình huống bất ngờ như vậy, nhiều chính trị gia yêu cầu rằng tất cả các lời mời phải bằng văn bản. Nhờ đó, họ biết chính xác mình đang được đề nghị làm việc gì và có thể trao đổi về việc tham dự theo nội dung thư mời. Sau đó, nhiều người mới trả lời bằng văn bản thông báo về việc tham dự của họ.

Khi một lời mời được chuyển qua điện thoại, người phát ngôn báo chí hoặc lập kế hoạch có thể nói: “Chúng tôi chỉ chấp nhận lời mời dưới hình thức văn bản. Đề nghị chuyển qua đường thư tín, fax hoặc thư điện tử thư đề nghị có những thông tin sau đây”

  • Tên của sự kiện.

  • Mục đích.

  • Ngày và thời gian. Về phần này, nên tìm hiểu xem có quy định chính xác hay không. Ví dụ, nếu một hội nghị được tổ chức trong vài ngày và một quan chức được mời tham dự vào một ngày cụ thể nhưng vào ngày đó quan chức này lại không thể tham dự được, liệu có thể thay bằng ngày khác hay không?

  • Địa điểm

  • Số lượng đại biểu dự kiến tham gia.

  • Có các đại biểu khác hay không và họ là những ai.

  • Thông lệ có mời một vị khách phát biểu tại sự kiện hay không. Người đó có phải là quan chức cấp trên của bạn không, ví dụ đó là một nguyên thủ quốc gia.

  • Vai trò của quan chức chính phủ là gì – sẽ đọc bài phát biểu chính, là diễn giả duy nhất hay là một trong số các diễn giả, sẽ phát biểu về chủ đề nào, v.v…

  • Sự kiện đó có mời hay không mời báo giới tham gia đưa tin.

  • Nếu đây là một sự kiện thường niên hoặc định kỳ, các phương tiện thông tin đã nói gì về sự kiện này trong những lần trước.

Sau đó bạn có thể xem xét giấy mời và thay đổi những nội dung mà bạn thích hoặc không thích, thương lượng trên cơ sở nội dung thư mời. Và bạn có thể phúc đáp bằng văn bản về những nội dung mà bạn muốn chấp nhận và những nội dung mà bạn sẽ tham dự.

Ký kim

Công ty tổ chức sự kiện vipmen

www.tochucsukien.org; www.vipmen.net

About these ads

3 phản hồi tới “Về việc lập kế hoạch tổ chức sự kiện”

  1. tochucsukien nói:

    Tổ chức sự kiện quả là nghề làm dâu trăm họ. Vào website http://www.tochucsukien.org đọc các bài viết trong đó mới thấy là thú vị.

  2. tochucsukien nói:

    Tổ chức sự kiện à? Nghề hái ra tiền đấy!

  3. tochucsukien nói:

    Nếu là người năng động, hãy làm event các bạn ơi

Gửi phản hồi

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Thay đổi )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Thay đổi )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Thay đổi )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Thay đổi )

Connecting to %s


Follow

Get every new post delivered to your Inbox.

%d bloggers like this: